Pengiriman barang merupakan bagian integral dalam rantai pasokan dan kelancaran operasional bisnis. Proses pengiriman barang merupakan aktifitas rutin yang dilakukan setiap harinya oleh perusahaan, baik untuk kepentingan distribusi maupun pengiriman pesanan konsumen.

Namun, meskipun proses logistik sudah dilakukan secara teratur, tidak menutup kemungkinan terjadinya berbagai kendala yang dapat mengganggu kelancaran pengiriman.

Berbagai faktor baik internal maupun eksternal dapat menyebabkan kesalahan dalam pengiriman barang. Mulai dari kesalahan pengolahan administrasi pesanan hingga problem akibat kondisi cuaca ekstrem.

Hal ini tentu berdampak negatif terhadap efisiensi proses pengiriman dan kerugian baik finansial maupun reputasi bagi perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan dituntut untuk mampu meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan dan selalu berupaya meningkatkan kualitas pelayanan pengirimannya.

Artikel kali ini akan membahas beberapa kesalahan umum yang sering dialami dalam proses pengiriman barang serta langkah perbaikan yang dapat dilakukan guna mewujudkan layanan ekspedisi yang handal dan andal.

Dengan memahami berbagai hambatan tersebut, diharapkan perusahaan mampu meminimalisir risiko kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Bagi perusahaan, meminimalisir kesalahan dalam pengiriman barang merupakan hal krusial. Artikel ini mengulas 5 kesalahan umum yang sering terjadi dalam pengiriman barang dan tips untuk menghindarinya:

1. Kesalahan Data dan Dokumentasi

Kesalahan penulisan alamat, nama penerima, atau dokumen seperti invoice dan packing list dapat menyebabkan keterlambatan, bahkan kehilangan barang. Pastikan semua data dan dokumen diperiksa dengan cermat sebelum proses pengiriman.

Tips:

• Lakukan verifikasi ganda sebelum menyerahkan barang kepada pihak ekspedisi.

2. Pengemasan yang Tidak Memadai

Pengemasan yang tidak sesuai dengan jenis dan berat barang dapat menyebabkan kerusakan selama proses pengiriman. Gunakan bahan pengemasan yang kuat dan sesuai dengan karakteristik barang.

Tips:

• Konsultasikan dengan ahli logistik untuk menentukan jenis pengemasan yang tepat.
• Gunakan label yang jelas dan mudah dibaca untuk memudahkan identifikasi barang.

3. Pemilihan Jasa Ekspedisi yang Tidak Tepat

Memilih jasa ekspedisi yang tidak tepat dapat berakibat pada biaya tinggi, keterlambatan, dan layanan yang tidak memuaskan. Lakukan riset dan bandingkan beberapa pilihan jasa ekspedisi sebelum memutuskan.

Tips:

• Pertimbangkan service,reputasi, jangkauan layanan yang ditawarkan oleh jasa ekspedisi.

4. Kurangnya Komunikasi dan Koordinasi

Kurangnya komunikasi antara pengirim, penerima, dan pihak ekspedisi dapat menyebabkan misinformasi dan kesalahpahaman. Jaga komunikasi yang baik dengan semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman.

Tips:

• Berikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai pengiriman kepada pihak ekspedisi dan penerima.
• Lakukan pemantauan dan pelacakan barang secara berkala.

5. Ketidakpatuhan terhadap Regulasi

Kesalahan dalam pemenuhan peraturan terkait pengiriman barang, seperti aturan bea cukai maupun karantina, dapat menimbulkan sanksi berupa denda atau bahkan penyitaan muatan. Oleh karena itu, pastikan Anda memahami dengan jelas ketentuan-ketentuan yang berlaku dan mematuhinya sepenuhnya. Beberapa regulasi penting yang perlu diperhatikan adalah:

• Aturan importir dan eksporir terkait jenis barang yang dapat dikirim.
• Dokumen pengemasan, label, dan surat-surat yang disyaratkan.
• Pembayaran bea masuk dan pajak jika ada.
• Standar kesehatan dan sanitasi barang yang dilindungi negara.
• Ijin resmi dari instansi terkait seperti kemenperin.

Jika terjadi ketidaktahuan atau kelalaian dalam pemenuhan aturan tersebut, perusahaan bisa dikenai denda yang cukup tinggi atau bahkan kemungkinan pencabutan izin usaha. Oleh karena itu, pastikan informasi regulasi selalu diperbarui dan dipatuhi demi menjalankan usaha pengiriman yang aman dan terlindungi hukum.

Kesimpulan

Pengiriman barang yang lancar dan efisien merupakan kunci untuk kelancaran operasional bisnis. Menghindari 5 kesalahan umum di atas dan menerapkan tips yang diberikan dapat membantu Anda meminimalisir risiko, menghemat biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.